بدأت ادارة الجنسية والاقامة بدبي مطلع العام الجاري المرحلة التجريبية من برنامج (الارشيف الالكتروني) لحفظ المستندات اللازمة من ملفات كافة المقيمين بامارة دبي في برنامج بالحاسب الآلي يتولى ارشفة جميع البيانات المتعلقة بالشخص المعني في ملف واحد يسهل الرجوع اليه لانجاز اي تعامل له مع الادارة مستقبلا. واوضح الرائد المهندس خالد ماجد لوتاه رئيس قسم تكنولوجيا المعلومات بادارة الجنسية والاقامة بدبي ان برنامج (الارشيف الالكتروني) يعد خطوة رائدة على طريق مشروع الارشفة الضوئية ضمن استراتيجية متكاملة وضعتها على ضوء توجيهات العقيد سعيد مطر بن بليله مدير ادارة الجنسية والاقامة بدبي الرامية الى تطوير سياسة العمل في كافة اقسام الادارة بما يضمن تقديم ارقى مستويات الخدمة واكثرها سهولة وتبسيطا. وافاد ان برنامج (الارشيف الالكتروني) سوف ينفذ على ثلاث مراحل بدأت المرحلة الاولى منه مطلع العام 99 الماضي بتخزين كافة البيانات المتعلقة بقسم اصدار بطاقات المنشأة مثل صور الرخص وبطاقات المندوبين وامضاءات المخولين بالتوقيع, وبدأت المرحلة الثانية في تحويل ارشيف قسم الاقامة الى البرنامج والذي يحتوي على كافة البيانات المتعلقة بالمقيم مثل صورته الشخصية, وبيانات عن وثيقة سفره وكافة المستندات الاخرى المتعلقة به كتأشيرة الدخول والاقامة والكفالات وغيرها. وسوف تعني المرحلة الثالثة باستخدام قواعد البيانات المرئية في مطار دبي الدولي وذلك لتسهيل اجراءات الدخول والخروج عبر التحقق من هوية المسافر آنيا, واشار الى ان برنامج الارشيف الالكتروني سوف يوفر انسيابية بالغة في مواكبة حركة التعاملات اليومية, ويوفر على المراجع الكثير من الوقت لاجل الحصول على نسخة معتمدة من اية وثيقة يطلبها من ملفه. وقال رئيس قسم تكنولوجيا المعلومات بادارة الجنسية والاقامة بدبي ان المرحلة التجريبية للبرنامج والتي بدأت في يناير الماضي في قسم ارشيف الاقامة يتوقع ان تمتد لمدة ستة اشهر شاملة فترة ادخال البيانات والتدقيق عليها والتي تستغرق فترة زمنية طويلة نسبيا, موضحا ان الادارة اعدت مجموعات عمل متناوبة اسبوعيا, تم توزيعها على ثماني محطات تنجز يوميا ما معدله 1000 معاملة, وتتألف كل محطة من شاشة عرض وماسح ضوئي ومحطة لتدقيق البيانات مرتبطة بمحطة مشرف النظام ومحطة تخليص المعاملات على الكاونتر. واشاد رئيس قسم تكنولوجيا المعلومات بالجهود الحثيثة التي يبذلها العاملون بقسم الارشيف وما ابدوه من ملاحظات ومقترحات للوصول الى التصميم النهائي لنماذج الملفات الضوئية, وقال ان هناك خطة لارشفة كافة ملفات الادارة, حيث انه فور انتهاء المرحلة التجريبية سوف يتكثف العمل في اكثر من وتيرة لانجاز كافة الملفات القديمة, مشيرا الى ان الادارة بحاجة الى 350 محطة على مستوى الشبكة لتغطية كافة ادارات الجنسية والاقامة في الدولة. وحول تكاليف المشروع اكد خالد لوتاه ان تجهيز المحطة الواحدة يقدر بحوالي 12 ألف درهم, حيث تلقت الادارة عروضا من بعض الشركات لتصميم نظام الارشفة تراوحت ما بين 2000 الى 7000 درهم الا انها استغنت عن ذلك بامكانياتها الذاتية حيث قام مبرمجو الحاسب الآلي في قسم تكنولوجيا المعلومات بالادارة بتنفيذ البرنامج وتطويره وفق اسس علمية وعملية تلبي احتياجات كافة الاقسام. واكدت شيخة ثاني ماجد رئيس قسم الارشيف بادارة الجنسية والاقامة بدبي ان الادارة تحتفظ بأرشيف متكامل منذ عام 1984 وعليه فقد تم تدريب فريق العمل على اختيار المستندات الهامة فقط لتخزينها في برنامج الارشيف الالكتروني اي ما مجموعه من 3 الى 4 ورقات من كل ملف بالاضافة الى الصورة الشخصية لصاحب الملف, يتم نسخها عبر الماسح الضوئي وتخزينها في البرنامج الذي زود خصيصا بذاكرة واسعة تستوعب تخزين اكبرعدد ممكن من الوثائق والمستندات في كل ملف, حيث انجز الفريق اكثر من 8000 ملف حتى الوقت الحاضر. وقالت: انه بفعل الممارسة اليومية زادت سرعة انجاز العمل, كما تحسنت كفاءة اداء فريق العمل في تقدير اهمية المستندات المختلفة قبل تخزينها في البرنامج, وتخليص الملفات من حشو الاوراق الاضافية الزائدة عن الحاجة قبل اعادة المستندات الاصيلة الى ملفاتها من جديد. واعربت رئيس قسم الارشيف في ادارة الجنسية والاقامة بدبي عن املها في ان ينجز العمل خلال فترة قياسية بناء على التعاون الايجابي والبناء القائم بين قسم تكنولوجيا المعلومات وقسم الارشيف والذي جعل الجميع يعمل بروح الفريق الواحد.