استخدام تقنية المعلومات لرفع كفاءة مأموري جوازات مطار دبي الدولي
بناء على توجيهات الفريق أول سمو الشيخ محمد بن راشد آل مكتوم ولي عهد دبي وزير الدفاع ومتابعة مدير عام ادارة الجنسية والاقامة العميد حاضر خلف المهيري قامت ادارة الجنسية والاقامة ـ دبي بادخال برامج الحاسب الآلي لاستخدامها في جميع اقسام الادارة لجميع المعاملات وكذلك المنافذ الجوية والبحرية والبرية لانجاز عمليات الدخول والخروج في اسرع وقت ممكن, وذلك لاعطاء صورة مشرفة للدولة, خاصة ان المحطة الاولى والاخيرة للمسافر هي المطار والمنافذ البرية والبحرية. وأعدت الادارة برامج للتعامل مع جوازات المسافرين الصادرة من مختلف دول العالم وجميع انواع التأشيرات والاقامات اضافة الى جوازات مواطني الدولة ومواطني دول مجلس التعاون والمقيمين بها وبرامج للتأشيرات الصادرة من سفارات الدولة بالخارج وحاملي جوازات السفر البريطانية. وعندما اعدت هذه البرامج اخذ بعين الاعتبار انجاز عمليات الدخول والخروج بأسرع وقت ممكن لذا صممت هذه البرامج لتتعامل مع كل نوع من تأشيرات المسافرين على حدة, وكان على الموظف اتخاذ القرار لكل معاملة وتسجيلها حسب نوعها وعند قياس الفترة الزمنية المتطلبة لخدمة مسافر واحد تبين ان الفترة الزمنية لاتخاذ القرار وتسجيل المسافر تستغرق بين 30 ثانية ودقيقة واحدة. وبرزت خلال السنتين الماضيتين بعض المشاكل, منها عدم تسديد قيود دخول او خروج المسافرين مما سبب احراجا للمؤسسات والشركات لانه تبين ان لديها مخالفين لنظام التأشيرة والاقامة وبناء على توجيهات من الفريق اول سمو الشيخ محمد بن راشد آل مكتوم لحل مشاكل الشركات كلف المقدم سعيد مطر بن بليلة النقيب خالد ماجد لوتاه رئيس قسم تقنية المعلومات لدراسة رفع كفاءة الموظفين باستخدام تكنولوجيا المعلومات. فقام قسم تكنولوجيا المعلومات بدراسة جوهر المشكلة وتبين ان الحل يتمثل في اعادة هندسة برامج الدخول والخروج لتحسين خطوات العمل لمأمور الجوازات حيث يقوم البرنامج بتحديد سمة المسافر بدلا من الموظف, ويتعين على الموظف ادخال الجنسية ورقم الجواز او الاسم ومن ثم يتم تسديد القيود مباشرة, وانشاء مكتب بالقرب من منفذ الوجاجة بسلطنة عمان الشقيقة لاتمام عملية تسديد قيود الافواج السياحية واستقبالهم من سلطنة عمان واستخدام تكنولوجيا القراءة الآلية حيث تتم طباعة الباركود على كل من التأشيرة والاقامة وتتم قراءتها آليا واستخدام قارىء الجوازات لقراءة الجوازات المطبوعة آليا والمتوافقة مع المواصفات الدولية, ودراسة استحداث ملصق بدلا من ختم المغادرة للتأكد من صحة عملية تسديد قيد المسافر بحيث يجب على الموظف تسديد القيد اولا لكي تتم طباعة الملصق وبعد نجاح التجربة سوف تتم مخاطبة الجهات المسؤولة في وزارة الداخلية لأخذ الموافقة وتعميم الفكرة على منافذ الدولة في حالة نجاحها. كما اكدت الدراسات التي قام بتنفيذها قسم تكنولوجيا المعلومات على ضرورة اعداد دورات لجميع مأموري الجوازات في الحاسب الآلي ومجال اختصاصهم الامني. وبعد تطبيق برنامج الدخول والخروج الجديد في شهر يوليو 1999 وتدريب الموظفين عليه, حظي البرنامج بترحيب من المستخدمين لانه يسهل العمل ويرفع من انتاجهم ويقلل من المدة الزمنية لانجاز المعاملة مع الدقة المتناهية في تسديد القيود. فلقد تبين من الاحصائيات عند مقارنة حركة المسافرين بمطار دبي الدولي في شهر يوليو 1998 مع شهر يوليو 1999 ان المطار شهد زيادة في اعداد المسافرين بنسبة 12.30% وعند مقارنة تسجيل مأموري الجوازات في نفس الفترة تبين ان ارتفاع نسبة تسجيلهم قد ازدادت بنسبة 23%, وعند مقارنة شهر اغسطس 1998 مع شهر اغسطس 1999 ارتفعت حركة المسافرين بنسبة 9.53% وعند مقارنة تسجيل مأموري الجوازات في نفس الفترة تبين ارتفاع نسبة تسجيلهم بنسبة 20%. ومن المتوقع ان تكون نسبة التسجيل موازية لنسبة زيادة حركة المسافرين لكن هذه الارقام تدل على ان التفاعل بين البرامج الجديدة ومأموري الجوازات قد حقق نسبة تسجيل اعلى من نسبة ارتفاع حركة المسافرين. من خلال هذه الدراسة تبين ان تنفيذ الجزء الاول كان له اثر ملموس في رفع مستوى كفاءة الموظفين وتقليص مدة الخدمة للمسافرين من معدل 30 ثانية الى 15 ثانية, وتم اعداد مكتب حتا بالتعاون مع فندق حصن حتا وتم تركيب قارىء الجوازات في شهر سبتمبر الماضي وسوف يقوم قسم تقنية المعلومات بمتابعة التطوير والتدريب لمأموري الجوازات.
