تنفيذا لتوجيهات النائب العام بدبي،تطبيق مشروع الارشيف الالكتروني في النيابة العامة،المشروع يستهدف تسهيل الاجراءات واختصار الوقت والجهد
قامت النيابة العامة بدبي بتطبيق مشروع الارشيف الالكتروني لتجميع ملفات القضايا القديمة تدريجيا, والتي كانت تأخذ حيزا كبيرا وتحتاج الى وقت طويل لاستخراجها.صرح بذلك عمر عبدالرحمن اهلي رئيس قسم التدريس والتطوير الاداري بالنيابة العامة وقال إنه من خلال زياراتنا ومشاهداتنا وجدنا ان هذه المشكلة تعاني منها معظم النيابات على مستوى دول الوطن العربي والدول الاوروبية . وبناء على توجيهات ابراهيم بوملحه النائب العام بدبي, تم اسناد مهمة دراسة المشكلة وايجاد الحلول المناسبة لها الى ادارة نظم المعلومات. واشار عمر اهلي الى ان فكرة المشروع طرحت عام 97 وذلك بسبب زيادة نسبة القضايا المخزنة في الارشيف, وهي من عام 70 وحتى 97 وتم تقييم المشروع من حيث الايجابيات والسلبيات بشرط النظر الى نصوص القانون لانه اذا تلف ملف القضية والنص القانوني يخالف هذا ولكن النائب العام قال اتخذوا الاجراءات بالكامل على اساس القضية اذا تلفت تكون راجعة الى نص قانوني لان هناك بعض القضايا تكون محكومة غيابيا والغيابي صعب التصرف به من ناحية الاجراء, وذلك اذا القى القبض على المتهم وملفه تالف.. وهنا تبدو المشكة لان القاضي ينظر الى اصل الملف. وأضاف انه بعد دراسة المشروع وجدنا ان نسبة الايجابيات اكثر من السلبيات كما وجدنا اوراقا يمكن الاستغناء عنها من ملف القضية واشار اهلي الى انه تم انشاء لجنتين الاولى تختص بفرز الاوراق المهمة والثانية تقوم بتصويرها, وتضم اللجنتان عشرين موظفا, واضاف ان اللجنة الاولى قامت بفرز كل القضايا المرورية والجزائية والهجرة من عام 70 وحتى 93 وعزل نوعين من الملفات وهي المحكومة غيابيا والتي بها مبالغ. وأوضح عمر اهلي انه تم فرز 165 الف قضية واخذت اللجنة من كل ملف الاوراق المهمة فقط على اساس ان يكون لدينا مستند عن كل قضية. وأضاف اهلي ان قسم ادارة المعلومات قام بشراء جهاز حاسب آلي كبير وذلك لاستيعاب الاوراق الهامة بالملفات مشيرا الى انه تم اتلاف 165 الف ملف اما الملفات التي بها مبالع فقد تم تجميع المبالغ المالية في كشف واحد على اساس ان هذه المبالغ تورد الى خزينة الحكومة كوديعة, اضافة الى الملفات المحكومة غيابيا, واوضح ان القانون ينص على انه اذا حكم على المتهم غيابيا وتم تبليغه ومضت على القضية عشر سنوات يعفى المتهم من العقوبة وفي هذه الحالة انضمت هذه الملفات الى الاتلاف وقامت اللجنة الثانية مباشرة عملها في تصوير الاوراق المهمة حيث تم تصوير القضايا وتخزينها من عام 93 وحتى عام 80 بالاضافة الى انه تم حفظ ورقة واحدة فقط من ملفات القضايا من عام 70 وحتى عام 90, اي ان مائة ملف تم اختصاره الى مائة ورقة. وقال اهلي انه تم انجاز 185 الف ملف اي بنسبة 70% لأن اجمالي الملفات حوالي من 230 الفا الى 250 الف ملف في الارشيف. واشار الى ان القرص الواحد الذي تم ادخال الاوراق المهمة الخاصة بالقضايا عليه يستوعب عشرة آلاف ورقة اي بمعدل ثلاثة اقراص في العام الواحد, الامر الذي يقلص من عدد الموظفين العاملين في قسم الارشيف, واضاف ان تكلفة هذا المشروع المالية تقدر بحوالي 42400 درهم فقط, واشار الى انه تم تدريب طلبة التدريب الصيفي على هذا الجهاز, حيث بدأنا حاليا ادخال الملفات لعام 99 أولا بأول وذلك حتى يتم انجازه بالكامل ولعدم ترك مجال لتراكم هذه الملفات, حيث سيتم اتلاف ما بين 10 آلاف الى 15 ألف ملف خلال ثلاثة اعوام من 97 وحتى 99. واشار اهلي الى انه تم انشاء لجنة ثالثة تتولى تدريب الموظفين على التصوير والتخزين وكيفية ترتيب الاوراق في الكمبيوتر. كما تم تدريب موظف من كل قسم في النيابة العامة وذلك على اساس انه سيقوم لاحقا بتدريب زملائه في القسم على هذا الجهاز الذي سيتم وضعه في كل قسم بالنيابة. ومن جهة اخرى قال عمر عبدالرحمن اهلي رئيس قسم التدريب والتطوير الاداري انه تم عمل النشرة الاولى التعريفية وهي بعنوان (كيف تنجز معاملتك في النيابة العامة) وذلك وان هناك بعض المراجعين ليس لديهم فكرة عن عمل الكونترات. موضحا ان هناك ثلاثة انواع من الكونترات, وهي قسم خاص بالمحامين وآخر للجمهور بالاضافة الى قسم خاص بالنساء. واشار اهلي الى انه تم دمج 18 طلبا في نموذج واحد وان اسلوب الكتابة مجرد ملء الفراغات مؤكدا ان هذه الخطوات التطويرية تأتي بتوجيهات النائب العام لتبسيط الاجراءات حيث كان المراجع يقوم في السابق بطباعة طلبة وكل طلب له طريقة خاصة واسلوب مختلف عن الآخر, الامر الذي كان يستغرق وقتا طويلا ولكن الآن يتم في دقيقة واحدة فقط. واضاف ان هناك بعض المراجعين يستفسرون عن القضايا الخاصة بهم حيث كان يتم في السابق احضار الملف من الارشيف, ويعرض على المراجع ويستغرق ذلك اكثر من ثلاث ساعات ولكن الآن يتم استخدام تقنية حديثه عن طريق الكمبيوتر حيث يستخرج ملخص شامل للقضية في خمس دقائق بمجرد طباعة الملخص, وهذه خدمة للعملاء وتسهيل للاجراءات. واشار الى ان هناك نشرة توضح الخطوات المطلوبة لاتمام كل معاملة يقدمها المراجع اضافة الى الفترة التي تستغرقها المعاملة. وتم توزيع هذه النشرة على المراجعين كبداية وذلك للوقوف على مدى نجاحها وردود فعل المراجعين كما تم ارفاق نظام الاقتراحات حيث تم توزيع 210 نسخ خلال الاسبوع الماضي وجاء الرد في 15 اقتراحا من الجمهور ويتم الآن دراستها وبحثها. كما اشار أهلي الى كيفية التحضير لطلب رد الاعتبار حيث يجب ان تكون العقوبة في جناية او في جنحة مخلة بالشرف او الامانة ونفذت كاملا او صدر بشأنها عفو او سقطت بمضي المدة, اضافة الى المستندات المطلوب تقديمها مع طلب رد الاعتبار وهي الافادة عن ارقام القضايا الخاصة بمقدم رد الاعتبار واخذ نموذج منه وطباعته وارفاق صورة من جواز السفر, ويجب ان يكون محل اقامة مقدم رد الاعتبار بامارة دبي. عمر عبدالرحمن اهلي الموظفون خلال تصوير وحفظ الملفات في الكمبيوتر الملفات التي سيتم اتلافها بعد الارشفة الالكترونية
