أعلن المهندس ابراهيم شريف بالسلاح مدير الادارة المالية في بلدية دبي انه تم البدء في توفير خدمة الرد الآلي على استفسارات الموردين والمقاولين والجمهور وذلك عن الشيكات والدفعات المستحقة لهم دون الحاجة الى الحضور شخصيا لمبنى البلدية . وتم تكليف فريق عمل من الادارة المالية للقيام بمهام ادخال كافة البيانات اللازمة والخاصة باثبات استلام وتسليم الشيكات عن عام 1998 في الحاسب الآلي والتي بلغت حوالي 16 ألف شيك وذلك لضمان الارتقاء بمستوى الخدمات المقدمة للجمهور, حيث سيتم الشروع بالنظام الجديد فور طباعة النشرات الموضحة لطريقة استخدام النظام. وبذلك, تكون البلدية قد حققت سبقا بهذا الصدد على مستوى الدوائر المحلية. وأضاف المهندس ابراهيم شريف بالسلاح, ان خدمة الرد الآلي سوف توفر المميزات للشركات والمؤسسات, منها على سبيل المثال الاستفسار عن وضعية المعاملات والفواتير في القسم, والاستفسار عن الشيكات الصادرة والجاهزة للاستلام أو المستلمة, والحصول على بيانات الدفع ورقم الشيك بالفاكس ولا شك انه بتطبيق هذه الخدمة للشركات والمؤسسات سوف يتم تقديم خدمة جديدة للموردين تساعدهم على تتبع معاملاتهم بسهولة دون الحاجة لمراجعة الادارة المالية بالمبنى الرئيسي. وسيقوم هذا النظام ايضا بتسهيل الاجراءات وذلك من خلال الاستفسار الآلي لمعرفة وضعية المعاملات والحصول على بيانات الشيك بالفاكس بسهولة وسرعة اكبر من السابق. وسيساعد هذا النظام الموظفين للتفرغ لانجاز الاعمال المكتبية بدلا من الرد على استفسارات الجمهور. كما سيساهم النظام الجديد على سرعة تسليم الشيكات من خلال بيانات الشيك المستلمة بالفاكس بدلا من مراجعة موظف الكاونتر بشكل عشوائي. وسوف يوفر هذا النظام ايضا كمية الورقة المستخدمة في تصوير المعاملات للجمهور. وأوضح المهندس ابراهيم شريف بالسلاح ان نظام الاستفسار الآلي يتكون من ثلاثة اجزاء اولها الجزء المخصص للاستفسار عن طلبات الشراء المحولة من المشتريات برقم المورد وهو رقم يوجد في امر الشراء, بعد ذلك يتم ادخال رقم الكشف المعطى من قبل المشتريات ويمكن الحصول عليه من نظام الاستفسار الآلي باختيار قسم المشتريات بدل قسم الحسابات ثم يتم معرفة حالة المعاملة وهي احدى الحالات التالية غير مسجلة في النظام, المعاملة خلال الاجراءات اليدوية التي تسبق دخولها للحاسب الآلي, أو تحت مرحلة الاعداد, المعاملة تمر في مرحلة الاجراءات والاعتمادات الآلية, وقيد اصدار الدفعة هذه المرحلة تشمل اصدار الشيك وفترة اعتماده من الاشخاص المخولين بالتوقيع وسيتم تحديد عدد الايام التي يرجى استلام الشيك بعدها. أما الشيك جاهز, فإنها تعني ان الشيك جاهز للاستلام من شباك تسليم الدفعات. ويمكن الحصول على تفاصيل الدفعة عن طريق الفاكس ونرجو احضار الفاكس لتسهيل عملية تسليم الشيك. وتم استلات الشيك, تعني ان الشيك مستلم ويمكن الحصول على التفاصيل بالفاكس. والجزء الثاني في النظام يمكن من خلاله الاستفسار العام عن طريق رقم المورد أو المقاول بحيث يتم ارسال فاكس يحوي تفاصيل عن جميع الدفعات غير المستلمة. والجزء الثالث وهو خاص بايصالات التأمينات التابعة للأفراد أو المؤسسات أو الشركات, فبرقم ايصال التأمين الصادر من خزينة البلدية يمكن معرفة حالة المعاملة. أما غير مسجلة في النظام, فتعني ان المعاملة خلال الاجراءات اليدوية التي تسبق دخولها للحاسب الآلي. تحت مرحلة الاعداد, تعني ان المعاملة تمر في مرحلة الاجراءات والاعتمادات الآلية. قيد اصدار الدفعة, تعني ان هذه المرحلة تشمل اصدار الشيك وفترة اعتماده من الاشخاص المخولين بالتوقيع, وسيتم تحديد عدد الايام التي يرجى استلام الشيك بعدها. أما الشيك جاهز, فإنها تعني ان الشيك جاهز للاستلام من شباك تسليم الدفعات. وتم استلام الشيك, تعني ان الشيك مستلم من البلدية.