الأعمال الكتابية, لو تركت معظم المكاتب بدون اشخاص فيها لاسباب تتعلق بمرض او اجازة فسوف تمتلىء بالاوراق خلال ايام قليلة , ويبدو ان سلة الاوراق في المكتب قد تكون سلة القمامة لشخص آخر, فخطابات العملاء, والشكاوى, والتهاني, والمستندات القانونية والبريد, والكمبيالات, والفواتير, والمجلات, والنشرات, القرارات والتعاميم الادارية, والنماذج التي تحتاج لتعبئة, وهوامش تحتاج لكتابة, والأوراق القديمة كل هذا يتدفق على المكتب يوميا. وبما ان الطبيعة البشرية تبقى كما هي, فإننا جميعا نحب المواضيع السعيدة ونكره الأوراق التي تحمل اشياء غير سارة, والتي تنتظرنا في سلالنا, فالأوراق الودية تتم معالجتها, أما غير الودية فتبقى عرضة للتلف والنسيان, فخطابات التقدير والشكر, والشيكات, الخطابات ذات الطوابع الجميلة, والطلبيات الكبيرة لمنتجات الشركة تفتح اولا وتقرأ, ويتم اتخاذ قرار فيها, اما الشكاوى والفواتير, والتقارير الدورية المزعجة, والنماذج المعقدة التي تحتاج لتعبئة فهذه تجد طريقها الى قاع أكوام الاوراق, اما قبل فتحها او تفتح ثم ترمى وتهمل. وكلما طال تجاهل اكوام الاوراق, كلما تراكمت بفعل المزيد من الفواتير والطلبات المكررة والمذكرات, وتزداد ايضا المحادثات الهاتفية من الجهات المعنية طالبة الرد, ويمكن حل المشكلة بسهولة عن طريق علاجها من أول وهلة, فإذا لامست يداك ووقعت عيناك على مستند, فتعامل معه فورا, ولا تلق به مرة اخرى في نفس الكوم وأبق السلة نظيفة في انتظار ادخالات جديدة بدلا من ان تكون مخزنا للأوراق القديمة. استخدم مكتبك كأثاث وليس وعاء يتدفق في سلتك, فكل موضوع سوف يحتاج لقضاء بعض الوقت في الاطلاع عليه, ولن يقل الوقت بالتسويف والتأجيل, وعلى العكس, سوف يزيد الوقت في كل مرة تضع فيها مستندا جانبا, لانك سوف تعود مرة اخرى لمعالجته من جديد. وان الاحساس الايجابي بالانجاز يكتسب عن طريق السيطرة على الأعمال الورقية, بدلا من أن تسيطر هي عليك. ان الخطاب يمكن ان يكون من اكثر وسائل الاتصال استهلاكا للوقت, ومع ندرة موظفي الاختزال في المكاتب الدين تملى عليهم الخطابات, فإن معظم كتاب الخطابات المكتبية يجب ان يسجلوا الخطابات في مسجل أشرطة, أو طباعة الخطابات على الكمبيوتر. أحيانا, قد لا تكون هناك حاجة للطباعة, فبالنسبة للعديد من الخطابات كل ماهو مطلوب اجابة بسيطة على سؤال واحد, قم باعداد نموذج خطاب عليه العنوان, التاريخ, والترحيب, وتخصيص مكان للرد, ثم عمل صورة منه, وبعدها يكون في الامكان كتابة ثلاث أو اربع كلمات, رد بالقلم في الاسفل ثم ضع الورقة في ظرف وأعده الى مصدره, ومن الضروري ان تحتفظ لنفسك بصورة منه, ومن ثم يصبح وجود ماكينة تصوير رخيصة وسريعة أفضل من تكلفة طباعة خطاب رد.