أكد قاسم سلطان البنا مدير عام بلدية دبي ان نظام الاستفسار الآلي عن طريق الهاتف والمعروف بـ (IVR) والذي جرى تطويره داخليا بجهود ذاتية من موظفي ادارة تكنولوجيا المعلومات للرد على استفسارات الاستشاريين والمقاولين عن معاملاتهم بادارة المباني والاسكان, واتاحة الفرصة امام المتعاملين مع ادارة المشتريات لمتابعة طلبات الشراء والتوريد هاتفيا والمراجعين بادارة التخطيط والمساحة للاستفسار عن الاراضي ومخالفات المواقف... اكد ان هذا النظام اتاح للبلدية مزايا كثيرة اهمها تخفيف الضغط على الادارات التي ادخلت اليها الخدمة في استقبال الجمهور والرد على استفساراتهم بطريقة تتيح لهم توفير الوقت للعمل الرسمي, وسهل مراجعة العملاء لمعاملاتهم دون عناء وازدحام الطرق. كما ساعد على توفير المواقف في بعض المناطق المزدحمة وانقذ الوقت الثمين الذي يهدره الموظف والمراجع على حد سواء في الامور الهامشية اذ يقوم النظام بالرد آليا عن طريق الهاتف المبرمج بواسطة الكمبيوتر على جميع استفسارات المراجعين, وذلك بتوجيه المتصل الى الخيارات المتوفرة, والتي تتضمن وضعية معاملته كأحد الخيارات, وكذلك امكانية استقبال هذه المعلومات والرد عليها بواسطة الفاكس كخيار اخر, مشيرا الى انه يتم العمل حاليا على تطوير النظام الذي يعمل على مدار الساعة عبر الرقم الخاص (9040111.) بحيث يتم ادخال نظام عدم الممانعة من ادارة الطرق والصرف الصحي بالاضافة الى امكانية ادخال الملاحظات والاقتراحات التي يقدمها الجمهور حول انشطة وخدمات البلدية المختلفة, منوها الى ان ما يميز هذا النظام انه بالامكان تطويره ليستوعب ادارات خدمية اخرى كلما دعت الحاجة الى ذلك, كما نوه الى انه بامكان المراجع طلب نسخة عن دليل الاجراءات والقوانين المتعلقة بالادارات المعنية وسيتم ارسال النسخة على جهاز الاستقبال الخاص به الى موقعه. وأوضح قاسم سلطان ان البلدية قد شهدت في السنوات الاخيرة تسخير التكنولوجيا المعلوماتية الحديثة لتحقيق اهدافها وتسهيل انجاز المعاملات الخاصة بالادارة والاقسام او المراكز التابعة لها, او ما يتعلق بموظفيها داخل الادارات المختلفة وبينها وبين جمهور المتعاملين وصولا الى السرعة المطلوبة اولا والى مبدأ التقليل قدر الامكان من كميات الورق المستخدم في هذه المعاملات. ثانيا مشيرا الى حرص البلدية على توفير السبل المساعدة على تطوير اعمالها وتبسيط اجراءاتها بما يكفل استمراريتها ومسايرتها للتطور الحاصل على جميع المستويات الادارية والمالية والفنية. وقال ان الاهداف المرسومة لبلدية دبي كثيرة ومتشعبة واسترعت بذلك الجهود الكبيرة من اجل تحقيقها حيث قمنا بالاستعانة بالنظم التكنولوجية الحديثة لمساعدتها في تطوير انظمتها الداخلية والخارجية وتطوير انظمة المعلومات المتعلقة بالحاسبات الآلية, وكذلك فيما يتعلق بوضع البرامج وتدريب العاملين ومعالجة البيانات في البلدية بما يسهل اجراء الكثير من الاعمال الخاصة بتقديم الخدمات التي ساهمت في رفع كفاءة وزيادة الانتاجية التي تخدمها احدث الاجهزة واكثر البرامج تطورا في هذا المجال. واضاف انه في سبيل تثبيت المبدأ القائم على (مكاتب بلا ورق) فقد تبنت البلدية منذ فترة طويلة هذا المبدأ وعملت على تنفيذه وتعميمه على موظفي الدائرة لتقليل الوقت المستغرق في انجاز المعاملات الداخلية بين الادارات المختلفة وللتقليل من استهلاك الورق والاحبار وغيرهما من ادوات القرطاسية. كما قدم النظام للبلدية العديد من المزايا كسهولة تخاطب الموظفين فيما بينهم وكذلك عمل على تسهيل الاتصال بين الرؤساء والمرؤوسين وتسريع عملية الاستفسار واتخاذ القرارات, ومتابعة تنفيذ الاوامر المختلفة, كما انه يعتبر اسرع وسيلة في توزيع التعاميم والرسائل الواردة بالفاكس الكترونيا بما يحل مشكلة الاتصالات والتعليمات الشفوية, كما انه بالامكان ارسال رسالة أو قرار محلي إلى كافة الجهات المعنية بمجرد ضغطة واحدة على زر دون الحاجة لاضاعة الوقت أو الجهد الذي كان يتكلفه المراسل, وذلك بعد ربط مكاتب موظفي البلدية بشبكة بريد الكتروني داخلية لتبادل المعلومات والمراسلات بين الموظفين والادارات حيث بلغ عدد مستخدمي النظام ما يقارب الــ 500 مستخدم. واضاف قاسم سلطان ان البلدية ايضا اعتمدت نظام الارشيف الالكتروني الذي يقوم بحفظ المستندات بصورة جيدة في الكمبيوتر ويتميز البرنامج بسرعة الحصول على المستندات وحمايتها من خطر التلف والضياع وتسرب المعلومات وخاصة ذات الطابع السري منها, مما ساعدنا على الاستغناء عن عدد كبير من الملفات الضخمة, وبالتالي توفير المساحات الهائلة التي تحتاج لحفظها مما ادى إلى استغلال تلك المساحات في اعمال اكثر انتاجية. وتجدر الاشارة هنا إلى ان هذا النظام قد تم تعميمه على عدد من الادارات والاقسام التي يتطلبها عملها وجود مثل هذا البرنامج الارشيفي, كادارة تكنولوجيا المعلومات وادارة العقود والمشتريات وادارة المباني والاسكان وادارة شؤون الموظفين وقسم العلاقات العامة. ومن بين الخطوات التي تنتهجها البلدية في سبيل تحقيق الهدف (الادارة بدون اوراق) هو تطبيق نظم الحاسب الحديثة في مجال اعمال التوثيق والارشيف من خلال قواعد البيانات النصية التي تشمل الوثائق نفسها عن طريق استخدام تقنية التصوير الضوئي وحفظ هذه الوثائق الكترونيا وليس ورقيا. ومن هذه القواعد قاعدة المراسلات الصادرة والواردة وقاعدة الاوامر المحلية والقرارات والتعاميم التنظيمية الادارية, حيث تسعى البلدية الان إلى تنظيم جميع وثائقها القديمة من خلال تطبيق سياسة الحفظ والاتلاف وارشفة ما يتقرر حفظه ضوئيا وبالتالي استرجاعها من خلال اجهزة الحاسوب ايضا دون الحاجة إلى استخدام الوسط الورقي. وعن اتصالها بالجمهور الخارجي على نطاق اوسع قال قاسم سلطان ان بلدية دبي تحتل موقعا خاصا بها على شبكة (الانترنت) وقد تم تغذيته بمعلومات متكاملة عن ادارات واقسام البلدية ونشاطاتها المختلفة بطريقة سهلة وفي متناول الجميع للاستفسار داخل وخارج البلدية مما ادى إلى اكساب البلدية صدى حسنا وانطباعا جيدا من الخدمات المتطورة التي تقدمها البلدية لمجتمع المتعاملين معها في مواقعهم المختلفة.