الصوت واللباقة عاملان مؤثران في استخدام الهاتف
«أتيكيت» الرد على المحادثات التليفونية
للمكالمة الهاتفية انطباع يدوم، لذلك فإن الأسلوب اللبق في الرد على الهاتف، يترك انطباعاً جيداً عن الشخصية، خاصة في حالة التحدث مع شخص لأول مرة، ولأن استعمال الهاتف له قواعد وأصول يجب العمل بها لكى يستقبلنا الطرف الآخر بشكل لائق.
الأخطاء الشائعة
حول الموضوع يرى خبير «أتيكيت» طارق الشميري إن هناك «أتيكيت» خاص بالمحادثات التليفونية من خلال مجموعة من الخطوات التي يجب اتباعها، من بينها: إلقاء التحية على الهاتف يجب أن يكون بصوت واضح، ولا نبدأ المكالمة التليفونية أبدًا بكلمة نعم، ومن الأخطاء الشائعة أن نطلب من المستمع للمكالمة التليفونية تعريف نفسه، فهذا يعتبر اقتحاما لخصوصية الآخرين، وإنما من المفروض أن نبدأ المحادثة بتعريف أنفسنا، ثم يلي ذلك الغرض من المكالمة، ومع مراعاة أن نجعل صوتنا مفعمًا بالحيوية وغير مكتئب، ففي المحادثات التليفونية لا أحد يرى الآخر.
ولذا فإن عامل الصوت مؤثر للغاية وهو الانطباع الرئيسي عن شخصية المتحدث على الهاتف، وخاصة عندما نتحدث مع غرباء، كما انه يعطى انطباعا للمقربين لدينا عن مدى استقبالنا وترحيبنا بهم، كما يجب الرد بابتسامة لأنها تنعكس في الصوت، وتجعلنا نبدو بشكل إيجابي أكثر، كما يجب أن تكون المحادثة بطريقة رسمية، وبعيدة عن البساطة أو الاستهانة، ولا تكون المكالمة مسموعة على الملأ، فتكون إجابتنا على الطرف الآخر مسموعة لمن حولك، كما إنه من غير اللائق التحدث أثناء تناول الطعام أو الشراب.
المحادثات الطويلة
ويؤكد الشميري إنه في حالة تلقي مكالمة يجب أن نجعل كل الانتباه للمتصل، وبعيداً عن أي معوقات مثل الرد على مكالمات تليفونية أخرى، أو التحدث مع آخرين موجودين في نفس المكان، أما في حالة إنهاء المكالمة فمثل ما بدأنا الحديث يجب أن ننتهي منه بشكل تدريجي وبطريقة لبقة، ويجب أن توصل للطرف الآخر باقتراب انتهاء رسالتنا، ثم نلقي التحية، ومن المتوقع أن تلقي محادثة طويلة أو مملة، وفي هذه الحالة يتم قطع الحديث بلباقة فنقول مثلا «عفوا ، لقد جاءنا زائرون..
إنني مضطر للتوقف وأرجو أن نستكمل الحديث مرة أخرى»، أما في حالة قطع الخط، فيرى إنه يجب أن نعاود الاتصال حتى لو كان الانقطاع بسبب الطرف الآخر. ويعتبر الشميرى إن من أهم أركان اللباقة اختيار التوقيت المناسب في التحدث ،
معاكسات
من المتوقع أن نتلقى أحيانا مكالمة خاطئة، أو مكالمة من مجهول خارجة عن حدود اللياقة كالمعاكسات التليفونية، فكيف نتصرف بشكل لبق وذكي يؤكد الشميري إنه فى جميع الأحوال لابد من ألا نخرج عن حدود وقواعد الإتيكيت في هذه الحالة، ففي الحالة الأولى فيمكن لنا أن تقول في الحالة الأولي «معذرة..
إنه ليس الرقم الصحيح فلتحاول التأكد وتصحبك السلامة»، وأما في الحالة الثانية يمكن أن نقول «عفوا إننى لا أعرف شخصيتك ولذا سأغلق الخط»، وفى جميع الأحوال يجب مراعاة أن لا نتورط فى نقل معلومات شخصية للطرف المجهول كالاسم أو الوظيفة أو عنوان المنزل، ما دمنا لا نعرف المتصل، فنكتفي بإغلاق خط الاتصال.
