تطبيق المعايير الدولية في مجال التوثيق ودور فعال في الحفاظ على الوثائق الوطنية

أرشفة 1.4 مليون وثيقة في مؤسسة محمد بن راشد للإسكان في 2014

ت + ت - الحجم الطبيعي

حقق فريق الأرشفة والإتلاف في مؤسسة محمد بن راشد للإسكان، منذ تأسيسه في فبراير 2014، العديد من الإنجازات التي أسهمت في حصر الملفات وتقديم الإحصاءات الخاصة بالوثائق الموجودة في المؤسسة، حيث بلغ عدد الوثائق في مبني المؤسسة 2 مليون و443 ألفاً و840 وثيقة، وعدد الوثائق في المخزن الخارجي مليوناً و150 ألفاً و840 ملفاً، تم الانتهاء من أرشفة مليون و429 ألفاً و495 وثيقة.

ويطبق الفريق المعايير والمواصفات الدولية في مجال الأرشفة والتوثيق، ما ساهم بدور فعال في الحفاظ على الوثائق الوطنية، والحصول على أي بيانات أو معلومات أرشيفية بيسر وسهولة.

توجيه

وقالت مريم عبد الله السويدي مدير أول إدارة الموارد البشرية والشؤون الإدارية رئيسة فريق الأرشفة والإتلاف في المؤسسة، إن الهدف من تأسيس الفريق، هو الإشراف والتوجيه على كافة الوحدات التنظيمية المعنية بالأرشفة، حيث يرتبط بطبيعة عمل الوحدات التنظيمية، لضمان التزام كافة الوحدات التنظيمية بمسؤولية تحديد الوثائق والملفات الخاصة بها والاحتفاظ بها، سواء لأغراض قانونية أو تشغيلية، أو لمتطلبات المراجعة.

ويتم تحديد مدة الحفظ بالوثائق والملفات الخاصة بالمؤسسة، بناء على تقييم وحاجة الوحدة التنظيمية المسؤولة عنها، إصدار سياسة الأرشفة، والتحول للأرشيف الإلكتروني، من خلال تشجيع كافة الوحدات التنظيمية الأخذ بالاعتبار من التقليل من التعامل الورقي والاعتماد على الماسحة الضوئية والبرامج لحفظ الوثائق والتقارير والملفات، وذلك لتحقيق إدارة بلا أوراق، وتطبيق منهجية الحوكمة الذكية، وتوفير المساحات المكتبية لتخزين الملفات الورقية، وسهولة استرجاع الوثائق المطلوبة باستخدام طرق البحث المختلفة.

وسهولة تبادل الوثائق داخل وخارج المؤسسة، وأمن الوثائق والمعلومات، والمحافظة عليها من السرقة ﻭﺍﻟـﻀﻴﺎﻉ والإتلاف والإفصاح والاطلاع غير ﺍﻟﻤﺼﺭﺡ به لأشخاص غير مصرح لهم وغير مختصين، حيث يرد ﺇﻟﻰ المؤسسة ﺍﻟﻜﺜﻴﺭ من الوثائق ﻭﺍﻟﻤﺴﺘﻨﺩﺍﺕ ﺍﻟﺘﻲ تتعامل بها مع الأطراف الخارجية ﺃﻭ الوحدات التنظيمية للمؤسسة، بالإضافة ﺇﻟﻰ ما تنتجه المؤسسة من الوثائق ﻭﺍﻟﻤﺴﺘﻨﺩﺍﺕ التي تحتوي ﻋﻠﻰ معلومات ﺫﺍﺕ ﺃﻫﻤﻴﺔ خاصة، يجب المحافظة ﻋﻠﻴﻬﺎ، مثل التقارير ﺃﻭ ﺍﻟﻤﺸﺭﻭﻋﺎﺕ ﺍﻟﺘﻲ ما زالت تحت الدراسة، والموضوعات الأخرى المتعلقة بأمور وأنشطة المؤسسة الداخلية.

جودة

وأضافت أن المؤسسة تعمل على أرشفة جميع الأوراق والرسائل والمستندات والمراسلات الداخلية بشكل إلكتروني كامل، ما يسهل الحصول عليها والرجوع إليها وقت الحاجة، دون عناء البحث في المخازن الورقية، مؤكدة على أن المؤسسة تسعى إلى تطوير العمل الإلكتروني وتطبيق أحداث البرامج في هذا المجال لتقديم أفضل الخدمات وتحسين جودة الأداء.

وأشارت السويدي إلى أهم إنجازات فريق الأرشفة والإتلاف خلال العام الماضي، التدقيق والتعديل على الوثائق والبيانات، وإعداد جداول «يومية، وأسبوعية، وشهرية»، وعقد اجتماعات أسبوعية مع الشركات لمتابعة أعمال خاصة بالتصوير، وإجراء حصر للملفات وتقديم إحصاءات عن الوثائق الموجودة بالمؤسسة.

وأوضحت أن سياسة أرشيف وإتلاف الوثائق بالمؤسسة، تعتمد على الاطلاع على سياسات الدوائر المحلية للاستفادة من خبراتهم وتجاربهم في هذا المجال، حيث يقوم فريق الأرشفة والإتلاف بالمؤسسة، بالتنسيق مع لجنة أرشيف المؤسسات الحكومية لتنظيم عملية الأرشفة، حيث قام الفريق بالاطلاع على سياسة الأرشفة والإتلاف لكل من هيئة الطرق والمواصلات، وبلدية دبي، متمثلة بإدارة المساحة، والاطلاع على مذكرة التفاهم للمركز الوطني للوثائق والبحوث، وعلى قائمة السجلات المستخدمة مع مدة الحفظ «إدارة التميز المؤسسي بالمؤسسة»، والاطلاع على تقرير عن وضع الأرشيف في المؤسسة.

دراسة

وتم دراسة ومناقشة توقيع مذكرة تفاهم بين المؤسسة والأرشيف الوطني مستقبلاً، وإعداد منهجية الأرشفة والإتلاف، والبدء في تطبيق منهجية الأرشفة والإتلاف في قسم علاقات المتعاملين بتجربة التصوير الضوئي للمستندات، وإرجاع الوثائق للمتعامل، وتعريف الموظفين بأهمية تطبيق منهجية الأرشفة والإتلاف، والدور الذي يلعبه فريق الأرشفة والإتلاف بالمؤسسة.

من خلال مبادرة «دراية» التي تنظمها إدارة الموارد البشرية والشؤون الإدارية بالمؤسسة، التي تهدف إلى تعريف الموظفين بكل ما هو جديد، إضافة إلى إرسال رسائل توعوية عن أهمية الأرشفة الإلكترونية أسبوعياً لموظفي المؤسسة، وعقد الاجتماعات مع الشركات لاختيار أفضل العروض لعملية الأرشفة والإتلاف، وتنظيم اجتماعات أخرى مع قطاعات وإدارات المؤسسة، لوضع جدول تصنيف الوثائق الخاصة بكل إدارة، إعداد قائمة مصنفة بالوثائق والمستندات لجميع الوحدات التنظيمية.

فهرسة

ويجتمع فريق الأرشفة مع الإدارات، لاعتماد فهرسة الملفات حسب متطلبات العمل لكل إدارة، وتقوم الشركة المخولة بعملية الأرشفة والإتلاف باستلام جميع ملفات، والتواصل مع الأرشيف الوطني في ما يخص حظر إتلاف الوثائق، وتزويدهم بتاريخ أقدم وثيقة حسب متطلباتهم، وعقد فريق الأرشفة والإتلاف بالمؤسسة مؤخراً، اجتماعاً مع وفد الأرشيف الوطني، ناقش فيه الجانبان موضوع إتلاف الوثائق، والاتفاق على آلية الإتلاف بين الجهتين.

نتائج

قالت مريم السويدي، إن أهم أنواع الوثائق في المؤسسة هي الوثائق الإدارية المالية والعقود الهندسية ووثائق المتعاملين والموظفين، مشيرة إلى أهم النتائج المتوقعة، والمتمثلة بعدم تجديد عقد إيجار المخزن الخارجي، وتوفير مبلغ 100 ألف درهم سنوياً، وتوفير المساحات المكتبية للحاجة إلى مساحة أقل للأرشفة بعد الإتلاف.

Email